Постановление Администрации Смоленской области от 29 декабря 2008 г. №742

АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 декабря 2008 г. N 742

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИЕЙ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
"ОРГАНИЗАЦИЯ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным постановлением Администрации Смоленской области от 22.09.2006 N 343 (в редакции постановления Администрации Смоленской области от 17.10.2006 N 372), Администрация Смоленской области постановляет:
утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения Администрацией Смоленской области государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан".

Губернатор
Смоленской области
С.В.АНТУФЬЕВ

 

 

Утвержден
постановлением
Администрации
Смоленской области
от 29.12.2008 N 742

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИЕЙ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении Администрацией Смоленской области государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан (далее - государственная функция). Настоящий Административный регламент разработан в целях улучшения организации приема граждан, обеспечения своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан (далее - обращения граждан), принятия решений и направления ответов гражданам в установленный законодательством Российской Федерации срок.
1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета, 2006, 5 мая);
- указом Губернатора Смоленской области от 14.09.2006 N 7 "Об утверждении Регламента Администрации Смоленской области" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2006, N 9, стр. 269) (Смоленская газета, 2007, 4 декабря; 2008, 22 февраля);
- указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2006, N 13 (часть II, книга 2), стр. 192) (Смоленская газета, 2008, 29 февраля);
- постановлением Администрации Смоленской области от 27.02.2007 N 73 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации Смоленской области" (Смоленская газета, 2007, 6 марта).
1.3. Государственную функцию исполняет высший исполнительный орган государственной власти Смоленской области - Администрация Смоленской области.
1.4. Администрация Смоленской области в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законодательством Российской Федерации срок.
1.5. Работу с обращениями граждан, поступившими в Администрацию Смоленской области, в том числе по информационным системам общего пользования, организует Аппарат Администрации Смоленской области.
1.6. Организация исполнения решений, принятых по результатам личного приема граждан, возлагается на Аппарат Администрации Смоленской области, органы исполнительной власти Смоленской области, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращениях граждан вопросов.
1.7. В Администрации Смоленской области рассматриваются обращения граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Смоленской области в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными и областными законами.
При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными организациями и объединениями.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения
государственной функции

2.1.1. Информация о правилах исполнения государственной функции размещается:
- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, на интерактивном информационном Интернет-портале Администрации Смоленской области;
- в средствах массовой информации, информационных материалах;
- на информационных стендах.
2.1.2. Сведения о местонахождении и адресах Администрации Смоленской области:
- площадь Ленина, дом 1, город Смоленск;
- почтовый адрес: пл. Ленина, дом 1, г. Смоленск, 214008;
- Интернет-адрес: http://www.admin.smolensk.ru;
- адрес электронной почты в сети "Интранет": pgrajdan@admin.sml;
- адрес электронной почты в сети "Интернет": priemn@admin.smolensk.ru.
2.1.3. Информация о местонахождении Администрации Смоленской области, об установленных для личного приема граждан днях и часах, о контактных телефонах, телефонах для справок сообщается по телефонам: 8(4812) 38-61-28, 38-62-94, 29-20-40, 29-20-42, 29-20-43 и размещается:
- на Интернет-сайте Администрации Смоленской области http://www.admin.smolensk.ru;
- на информационном стенде в отделе по работе с обращениями граждан Контрольного управления Аппарата Администрации Смоленской области (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
2.1.4. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан (далее также - специалисты отдела) в ходе личного приема, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно с 9 часов до 18 часов, в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 17 часов.
2.1.5. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалисты отдела подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информируют обратившихся о порядке и сроках исполнения государственной функции, основаниях для отказа в исполнении государственной функции, а также предоставляют иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения государственной функции.
Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста отдела, принявшего телефонный звонок.
2.1.6. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося гражданина другому специалисту или должностному лицу либо сообщить номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию. Специалист отдела по работе с обращениями граждан может предложить гражданину обратиться с вопросом письменно или назначить другое удобное для него время для устного информирования о порядке исполнения государственной функции.
2.1.7. В ответах на письменные обращения граждан должны указываться фамилия, инициалы и номер служебного телефона должностного лица (исполнителя).
2.1.8. Рабочее место специалиста отдела, осуществляющего индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции, обеспечивается техническими средствами, позволяющими в автоматизированном режиме вести (с согласия гражданина) аудиозапись переговоров должностного лица и гражданина.

2.2. Срок исполнения государственной функции

2.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения гражданина, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной государственной функции.
2.2.2. В исключительных случаях, а также в случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении граждан доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других органов государственной власти, органов местного самоуправления, срок рассмотрения обращения гражданина может быть продлен по решению руководителя Аппарата Администрации Смоленской области (далее - руководитель Аппарата), но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно.
2.2.3. Должностные лица Администрации Смоленской области, руководители органов исполнительной власти Смоленской области, уполномоченные на рассмотрение обращений граждан должностные лица вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

2.3. Требования к письменному обращению граждан

2.3.1. Письменное обращение гражданина (далее также - обращение) в обязательном порядке должно содержать:
- наименование органа государственной власти Смоленской области, в который гражданин направляет свое обращение, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица органа исполнительной власти Смоленской области;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес гражданина, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;
- изложение сути предложения, заявления или жалобы;
- личную подпись гражданина и дату написания.
В случае необходимости к обращению гражданина прилагаются документы либо их копии.
2.3.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать:
- наименование органа государственной власти или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано;
- изложение сути обращения;
- фамилию, имя, отчество обращающегося;
- почтовый адрес или адрес электронной почты гражданина (местожительство), его контактный телефон.

2.4. Требования к местам, предназначенным для исполнения
государственной функции

2.4.1. Личный прием граждан осуществляется в специально отведенном помещении (далее - приемная Администрации Смоленской области), которое должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
2.4.2. У входа в здание, в котором находится приемная Администрации Смоленской области, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы приемной Администрации Смоленской области.
2.4.3.. Помещение для проведения личного приема граждан оборудуется:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны;
- записывающей системой аудиовидеонаблюдения;
- укомплектованной аптечкой для оказания доврачебной помощи.
2.4.4. Места ожидания личного приема должны быть оборудованы стульями, столами, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений граждан, информационными стендами.
2.4.5. Рабочие места специалистов отдела, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого работника) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции в полном объеме.
2.4.6. Специалистам отдела, ответственным за рассмотрение обращений граждан, обеспечивается доступ в сеть "Интернет", присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

2.5. Результат исполнения государственной функции

2.5.1. Результатом исполнения государственной функции может являться:
- решение по существу всех вопросов, поставленных в обращении гражданина;
- разъяснение вопросов, поставленных в обращении гражданина, в соответствии с федеральным и областным законодательством;
- направление обращения гражданина в другие органы государственной власти, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в данном обращении;
- оставление обращения гражданина без ответа или отказ в решении вопросов, поставленных в обращении гражданина, в соответствии с федеральным и областным законодательством.
2.5.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения гражданами ответов на их обращения в устной либо письменной форме.

2.6. Основания для приостановления исполнения (отказа
в исполнении) государственной функции

Гражданин вправе получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:
- если в обращении гражданина не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (данное обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией);
- если текст обращения гражданина не поддается прочтению (о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);
- если обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (данное обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом);
- если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение);
- если по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- если от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения его обращения.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность действий при исполнении
государственной функции

3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений;
- личный прием граждан;
- постановка рассмотренных обращений на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений;
- оформление ответов на обращения;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;
- порядок и формы контроля за исполнением государственной функции;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

3.2. Прием и первичная обработка письменных
обращений граждан

3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в Администрацию Смоленской области либо поступление письменного обращения гражданина с сопроводительным письмом из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения в соответствии с компетенцией.
3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, фельдъегерской связью, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.
3.2.3. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, доставленные фельдъегерской связью и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел кадров и делопроизводства Управления делами Аппарата Администрации Смоленской области (далее - отдел кадров и делопроизводства) и после первичной обработки передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.
3.2.4. Обращения граждан, поступившие непосредственно от них, принимаются специалистами отдела по работе с обращениями граждан.
По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятого обращения специалист отдела, ответственный за регистрацию обращений (далее - специалист, ответственный за регистрацию), делает отметку с указанием входящего номера, даты приема обращения, количества принятых листов и номера телефона для получения информации, касающейся обращения.
3.2.5. Обращения, поступившие по факсимильной связи на официальный номер Смоленской области, по информационным системам общего пользования на интерактивный информационный Интернет-портал Администрации Смоленской области, принимаются и учитываются в отделе по работе с обращениями граждан.
3.2.6. Специалист отдела, ответственный за регистрацию обращений:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, невскрытыми возвращает на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- аккуратно вскрывает конверт, не повреждая надписей на его лицевой стороне, и прикрепляет его в конце обращения для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления данного обращения;
- прикладывает впереди обращения поступившие документы: паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии (разорванные документы подклеиваются);
- в случае отсутствия самого текста обращения составляет за личной подписью справку следующего содержания: "Письма в адрес Администрации Смоленской области нет" с указанием даты и прилагает указанную справку к поступившим документам;
- составляет в двух экземплярах акт на обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе с обращениями граждан, второй приобщается к поступившему обращению.
3.2.7. Приложенные к обращению гражданина подлинные документы отделяются и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к обращению гражданина деньги возвращаются ему почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.
3.2.8. Продолжительность выполнения административной процедуры по приему и первичной обработке обращения гражданина не должна превышать 5 минут в расчете на одно обращение.
3.2.9. Результатом выполнения действий административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является прием, первичная обработка обращений граждан и передача их на регистрацию.

3.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.3.1. Обращение гражданина подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Администрацию Смоленской области путем присвоения ему порядкового номера.
3.3.2. Регистрацию обращений граждан (первичный ввод данных) в системе автоматизированного электронного документооборота (далее - АСЭДО) осуществляет специалист, ответственный за регистрацию.
3.3.3. Специалист, ответственный за регистрацию:
- в регистрационной карточке АСЭДО указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, такое обращение считается коллективным, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации к данному обращению.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Смоленской областной Думы и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- на лицевой стороне первого листа обращения гражданина в правом верхнем углу, свободном от текста, проставляет штамп с присвоением регистрационного номера и указанием даты поступления. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен на обращении в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла.
3.3.4. На обращениях граждан, вернувшихся как направленные не в соответствии с компетенцией, регистрационный штамп погашается и проставляется штамп с новой датой поступления.
3.3.5. Регистрация обращений, поступивших по информационным системам общего пользования на имя Губернатора Смоленской области, производится начальником отдела по работе с обращениями граждан в АСЭДО в день их поступления.
3.3.6. Если гражданин прислал несколько обращений по разным вопросам, то на каждое обращение заводится отдельная учетная карточка в АСЭДО.
3.3.7. Дубликаты обращений, повторные обращения, а также обращения, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего обращения, подбирается вся предшествующая переписка.
3.3.8. После регистрации обращения в АСЭДО специалист отдела по работе с обращениями граждан, на которого возложена обязанность по подготовке информационных и аналитических материалов, составлению аннотаций к обращениям (далее - специалист, ответственный за составление аннотаций):
- прочитывает обращение, определяют его тематику, выявляет поставленные в данном обращении вопросы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом;
- заполняет рубрикатор в АСЭДО с указанием фамилии, инициалов и должности специалиста, ответственного за составление аннотации, составляющего аннотацию, составляет и вводит аннотацию к обращению. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;
- проставляет шифр темы согласно тематическому классификатору обращений, который присваивается каждому из поставленных в данном обращении вопросов;
- осуществляет ввод в АСЭДО необходимых примечаний, наименования органа исполнительной власти Смоленской области, фамилии и инициалов должностного лица, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- на поручениях о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп "Контроль", на поручениях, поступивших из федеральных органов государственной власти (при принятии соответствующего решения), - штамп "Особый контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль" с указанием срока исполнения.
3.3.9. После регистрации обращения и составления к нему аннотации специалист, ответственный за составление аннотаций, в конце рабочего дня передает все обращения начальнику отдела по работе с обращениями граждан для направления их на рассмотрение.
3.3.10. Продолжительность выполнения административной процедуры по регистрации и аннотированию поступивших обращений граждан не должна превышать 10 минут.
3.3.11. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является регистрация обращения, ввод информации о нем в АСЭДО и подготовка обращения к направлению его на рассмотрение.

3.4. Направление обращений на рассмотрение

3.4.1. Начальник отдела по работе с обращениями граждан в течение одного рабочего дня передает поступившие обращения граждан на рассмотрение руководителю Аппарата (в случае его отсутствия - заместителю руководителя Аппарата).
3.4.2. Руководитель Аппарата, исходя из содержания обращения гражданина, принимает решение о направлении его на рассмотрение в те государственные органы, организации и учреждения, органы местного самоуправления, в компетенции которых находится рассмотрение поставленных авторами вопросов (независимо от того, на чье имя оно адресовано), с обязательным уведомлением об этом автора обращения.
3.4.3. Поручение о рассмотрении обращения гражданина должно содержать в себе наименование государственного органа власти, структурного подразделения органа исполнительной власти Смоленской области, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись (с расшифровкой) должностного лица, давшего поручение, и дату, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения.
3.4.4. В тексте поручения о рассмотрении обращения может содержаться указание "Срочно" или "Оперативно", предусматривающее конкретный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
3.4.5. Обращения, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения или содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики, вновь поднимаются ранее рассмотренные вопросы (по которым давались ответы и которые соответственно не требуют дополнительного рассмотрения), списываются в архив. На таких обращениях (в правом верхнем углу первого листа) делается пометка "В дело" с указанием даты и фамилии исполнителя. Решение о списании обращения в архив принимает руководитель Аппарата (в случае его отсутствия - заместитель руководителя Аппарата).
3.4.6. Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами Администрации Смоленской области рассматриваются как письменные обращения граждан. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан направляют обратившимся гражданам сообщения о записи на личный прием либо разъясняют порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.
3.4.7. Сопроводительные письма с поручениями об исполнении вместе с обращениями руководитель Аппарата возвращает в отдел по работе с обращениями граждан.
3.4.8. Специалист, ответственный за регистрацию:
- вносит в электронную учетную карточку в АСЭДО наименование государственного органа, учреждения или организации, куда направляется обращение на исполнение, краткое содержание поручения, изготавливает копии данного обращения и приложений к нему;
- проверяет подготовленные к отправке документы (сверяет фамилию, имя, отчество и адрес заявителя, наличие копий);
- в необходимых случаях вносит поправки и дополнения в данные, ранее введенные в электронную учетную карточку в АСЭДО;
- по информационным системам общего пользования передает содержание электронной учетной карточки АСЭДО по компетенции;
- подписанные руководителем Аппарата сопроводительные письма с поручениями и приложенные к ним обращения передает ежедневно в срок до 13 часов в отдел кадров и делопроизводства на отправку.
3.4.9. Специалисты отдела кадров и делопроизводства тщательно проверяют заполнение и оформление поступивших на отправку документов, конвертируют их и в тот же день отправляют почтовой связью адресату.
3.4.10. Максимальный срок выполнения административной процедуры по направлению обращений на рассмотрение не должен превышать 3 дней со дня регистрации обращения.
3.4.11. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является ввод информации об обращениях граждан в АСЭДО и отправление их почтовой связью для рассмотрения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам либо уполномоченным на то лицам.

3.5. Рассмотрение обращений

3.5.1. Основанием для рассмотрения обращения гражданина в Администрации Смоленской области, органах исполнительной власти Смоленской области, должностным лицом в соответствии с компетенцией является поступившее, зарегистрированное в установленном порядке обращение, которое подлежит обязательному рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения данного обращения.
3.5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
- в случае необходимости запрашивает в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получает объяснения от гражданина и иных юридических и физических лиц;
- при необходимости комиссионного рассмотрения обращения определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материалов по итогам рассмотрения данного обращения и подготовки ответа гражданину;
- в случаях необходимости привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;
- принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;
- направляет гражданину ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.5.3. В случае если в резолюции руководителя Аппарата рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа (за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления) в течение 15 дней со дня поступления поручения.
3.5.4. В случае если обращение, по мнению должностного лица (исполнителя), направлено не по принадлежности, данное обращение в двухдневный срок должно быть возвращено в отдел по работе